Product Based Planner 1.0

Efektywne planowanie projektów i przedsięwzięć nigdy nie było łatwiejsze niż przy użyciu wizualnego, opartego na obiektach programu firmy P2ware. Za to między innymi otrzymał on pierwszą nagrodę w konkursie Aplikacja Roku 2005, organizowanym przez Microsoft.

Efektywne planowanie projektów i przedsięwzięć nigdy nie było łatwiejsze niż przy użyciu wizualnego, opartego na obiektach programu firmy P2ware. Za to między innymi otrzymał on pierwszą nagrodę w konkursie Aplikacja Roku 2005, organizowanym przez Microsoft.

Każdy z nas organizuje różnego rodzaju przedsięwzięcia lub w nich uczestniczy. Są to imprezy szkolne, wycieczki, projekty i prace dyplomowe, a w pracy zawodowej - projekty realizowane przez nasze firmy. Wiele z nich nie przebiega i nie kończy się tak, jak oczekiwaliśmy. Albo wystąpiły opóźnienia, albo koszty były znacznie większe od zaplanowanych, albo nie zrealizowaliśmy tego, co zamierzaliśmy.

Jedną z przyczyn niepowodzeń przedsięwzięć jest ich złe zaplanowanie. Plany przygotowujemy zwykle, wykorzystując naszą intuicję i wcześniejsze doświadczenia. Mniej błędów popełniamy, planując przedsięwzięcia podobne do wcześniej zrealizowanych. Jak można przygotować dobry plan przedsięwzięcia organizowanego po raz pierwszy?

Powinniśmy wykorzystać doświadczenia innych, zgromadzone w trakcie realizacji różnych przedsięwzięć i projektów. W wyniku analiz niepowodzeń projektów powstała technika planowania opartego na produktach, zastosowana w programie Product Based Planner (PBP). Obowiązuje w projektach zarządzanych według metodyki PRINCE2 i jest zgodna z PMBOK Guide. Obydwa te podejścia są nastawione na projekty zarządzane przez profesjonalistów, ale technika ta, dzięki swojej przejrzystości i prostocie, może być stosowana przez każdego, a PBP ułatwia jej stosowanie.

Nawigator, struktura produktowa i eksplorator konfiguracji. Widoczny podgląd całego diagramu.

Nawigator, struktura produktowa i eksplorator konfiguracji. Widoczny podgląd całego diagramu.

Zwykle planując przedsięwzięcie, po wyobrażeniu sobie wyniku końcowego, myślimy o działaniach i kolejności ich wykonania. Czy realizując projekty, chodzi nam naprawdę o działania, czy o uzyskanie zamierzonego wyniku projektu i osiągnięcie konkretnego celu? Czy gdybyśmy mieli umiejętności Harry'ego Pottera, pisalibyśmy godzinami programy komputerowe? Z pewnością nie! Opisalibyśmy wynik końcowy i po wykonaniu jakiegoś czarodziejskiego gestu w komputerze byłby gotowy program. Wynika z tego, że podstawą planu są produkty, które powinny powstać, oraz kolejność, w jakiej powinny powstawać, a działania należy dostosować do warunków i możliwości. To stanowi podstawę techniki planowania opartego na produktach. W PBP, który załączyliśmy w wersji personal learning edition, znajduje się samouczek techniki planowania opartego na produktach. Tu jest ona przedstawiona w skrócie.

Diagram przepływu (następstwa) produktów i opis właściwości produktu. Widoczny podgląd całego diagramu.

Diagram przepływu (następstwa) produktów i opis właściwości produktu. Widoczny podgląd całego diagramu.

Przygotowanie planu zaczynamy od wybrania w Nawigatorze widoku Struktura produktowa i kliknięciu myszą polecenia Dodaj nowy produkt na pasku narzędzi. W prostokąt, który pojawi się na ekranie, wpisujemy nazwę produktu (wyniku) finalnego, np. "Funkcjonująca strona WWW". Dla uwypuklenia, że jest to produkt finalny, po jego zaznaczeniu i naciśnięciu prawego przycisku myszy wybieramy z menu Produkt finalny. Następnie dodajemy wszystkie produkty, które złożą się na stronę WWW lub będą potrzebne do jej wytworzenia. Możemy wykorzystać paski narzędzi, rozwijane menu lub manipulować myszą. Produkty złożone możemy dzielić na mniejsze, klikając ikonę w prawym dolnym rogu prostokąta symbolizującego produkt lub grupę produktów. Produkty grupujemy tak, aby móc sprawdzić, czy czegoś nie opuściliśmy. W wypadku strony WWW mogą to być produkty, tj. logo, adres pocztowy, menu, oraz grupy: elementy grafiki, teksty, bannery, filmy, podstrony. Grupa składa się z produktów, ale można obok nich wyróżnić podgrupy, a te dzielić na mniejsze. Każdy produkt powinien być opisany. Służy do tego Edytor produktu, uruchamiany z listy rozwijanej, a dzięki zakładkom można utworzyć ustrukturyzowany opis produktu. Zaznaczając produkt i rozwijając zakładkę Właściwości produktu, domyślnie umieszczoną przy prawej krawędzi ekranu, możemy odczytać jego opis. Poruszanie się po rozbudowanych diagramach ułatwia okno Podgląd i widoczny w nim przyciemniony prostokąt, wskazujący część diagramu, widoczną na ekranie. Przesuwając go myszą, możemy uzyskać na ekranie potrzebny fragment diagramu.

Sieć działań z wyróżnieniem tych, które wyznaczają ścieżkę krytyczną, i tabelą pokazującą czas realizacji planu. Widoczny podgląd całego diagramu i okno podpowiedzi.

Sieć działań z wyróżnieniem tych, które wyznaczają ścieżkę krytyczną, i tabelą pokazującą czas realizacji planu. Widoczny podgląd całego diagramu i okno podpowiedzi.

Po wybraniu w Nawigatorze widoku Diagram przepływu produktów na ekranie zobaczymy produkt finalny i wszystkie zidentyfikowane wcześniej produkty, ale nie będzie na nim grup i podgrup produktowych. Ustawiamy wszystkie produkty w kolejności, w jakiej trzeba je wytworzyć lub pozyskać, umieszczając finalny najbardziej na prawo, a potrzebne do rozpoczęcia prac - najbardziej na lewo. Produkty przemieszczamy za pomocą myszy, natomiast łączymy je w sposób następujący: zaznaczamy lewym przyciskiem myszy i naciskamy dodatkowo prawy, przeciągamy widoczną linię do tego produktu, do którego wytworzenia będzie potrzebny produkt zaznaczony. Można użyć menu kontekstowego.

Po połączeniu wszystkich produktów w widoku Sieć działań na ekranie pojawi się sieć działań, które należy kolejno lub równolegle wykonać, by dojść do celu. W programie założono, że działanie trwa trzy dni. Inny domyślny czas można ustawić w oknie Właściwości planu, dostępnym z głównego menu po wybraniu polecenia Plan. W widoku Arkusz działań można określić czasy trwania poszczególnych działań w minutach, godzinach, dniach itd., a także zastosować szacowanie czasów właściwe dla metody PERT. Korzystając z Edytora działania, można zmienić domyślne nazwy działań i opisać inne ich cechy, np. koszty realizacji.

Wykres Gantta i tabela pokazująca czas realizacji planu.

Wykres Gantta i tabela pokazująca czas realizacji planu.

Działania zaznaczone na czerwono wyznaczają tzw. ścieżkę krytyczną. Od nich zależy najkrótszy możliwy czas realizacji przedsięwzięcia. Jaśniejszy odcień oznacza działania o niewielkim zapasie czasu, na które powinniśmy zwrócić uwagę, realizując plan.

W widoku Wykres Gantta działania są przedstawione jako paski o długości odpowiadającej czasowi ich realizacji. Przesuwając, wydłużając lub skracając poszczególne paski, można obserwować, jak zmieni się czas realizacji projektu, a stopień przyciemnienia paska wskazuje na znaczenie działania dla terminowej realizacji planu. Łącząc działania za pomocą myszy, możemy określać zależności pomiędzy ich początkiem i końcem, np. działanie B może się zacząć dopiero 5 dni po rozpoczęciu działania A.

W widokach Struktura działań i Wykres Gantta działania można dzielić na podzadania, a te na jeszcze mniejsze jednostki.

Diagram obciążenia zasobów.

Diagram obciążenia zasobów.

Do wykonania działań potrzebujemy zasobów. Mogą to być osoby lub zespoły, ale także specjalistyczny sprzęt lub materiały. Listę potrzebnych zasobów tworzymy, korzystając z widoku Arkusz zasobów. Listę zasobów wykorzystujemy w zakładce Zasoby Edytora działania do przypisania działaniom zasobów potrzebnych do ich wykonania.

Kalendarz pokazuje działania do wykonania w poszczególnych dniach, a Obciążenie zasobów - stopień obciążenia poszczególnych zasobów.

Do kontroli realizacji planów wygodnie jest użyć Listy kontrolnej produktów, z terminami rozpoczęcia i zakończenia ich wykonywania, oraz Rejestru jakości, w którym zapisujemy planowane terminy przeglądów jakości.

Przedsięwzięcia wiążą się z ryzykiem, np. choroba wykonawcy, awaria komputera, opóźnienie prac graficznych. Jeśli nie chcemy, żeby takie sytuacje nas zaskoczyły, musimy określić potencjalne ryzyko, zapisać je oraz zbadać, kiedy i jak może wpłynąć na przedsięwzięcie i jakie jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Do tego służy Rejestr ryzyka, dostępny z Nawigatora. Jeśli nie można wyeliminować zagrożeń, do planu dodajemy działania ograniczające ich ewentualne skutki.

Lista kontrolna produktów.

Lista kontrolna produktów.

Z przedsięwzięciami wiążą się różne problemy, w języku zarządzania projektami nazywane "zagadnieniami projektowymi". Rejestrujemy je w Rejestrze zagadnień.

Edytory ryzyka i zagadnień pozwalają zapisać je i powiązać z konkretnymi produktami, działaniami lub zasobami.

PBP zawiera Rejestr dokumentów związanych z przygotowywanym planem. Każdy obiekt planu (np. produkt) ma własny rejestr dokumentów, bezpośrednio z nim związanych.

Często przygotowujemy plany podobne do planów wcześniej opracowanych przez nas samych lub przez inne osoby. PBP pozwala zapisać plany lub ich fragmenty jako tzw. segmenty planu. Segmenty można wykorzystać do tworzenia kolejnych planów, a także udostępniać do wykorzystania innym użytkownikom PBP. Skraca to czas przygotowania kolejnych planów o ponad 90 procent (to nie pomyłka!). Zakładka Segmenty planu przy prawej krawędzi ekranu służy do tworzenia i zapisywania segmentów planu oraz stanowi ich repozytorium.

Rozwinięte zakładki edytora ryzyka.

Rozwinięte zakładki edytora ryzyka.

Pracując nad planem, często trzeba coś zanotować, aby nie uszło naszej uwadze. Dużo wygody daje notatnik otwierany po naprowadzeniu kursora na zakładkę Notatka, domyślnie umieszczoną u dołu ekranu. Jeśli w chwili jej otwierania jest zaznaczony jakiś obiekt planu, notatka dotyczy tego obiektu, a jeśli nie, notatka dotyczy całego planu. Na dole ekranu znajduje się także zakładka Zadania. Możemy zapisywać zadania, które sami musimy wykonać w związku z opracowywanym planem.

PBP ma funkcje ułatwiające pracę, tj. okienko podpowiedzi, w którym są wyświetlane najważniejsze informacje o obiekcie, eksplorator konfiguracji, funkcję wyszukiwania obiektu o podanej nazwie, autoukrywanie i wiele innych. PBP Professional zawiera opisy 33 produktów zarządczych metodyki PRINCE2 oraz predefiniowane formularze. Wersja PBP 2.0 (będzie dostępna w maju br.) umożliwi oprócz planowania także sterowanie realizacją planu, stając się kompletnym narzędziem do zarządzania projektami.


Zobacz również