Stworzyć dobry tandem

Usługa doradcza to inwestycja w rozwój firmy. I - jako taka - powinna być dobrze zaplanowana. Warto już na wstępie wyeliminować popularne niestety grzechy.

Usługa doradcza to inwestycja w rozwój firmy. I - jako taka - powinna być dobrze zaplanowana. Warto już na wstępie wyeliminować popularne niestety grzechy.

O wydatkach na marketing mówi się z lekkim przekąsem, że "połowa tych pieniędzy zawsze jest wyrzucona w błoto; problem w tym, że nie sposób określić, która to połowa". Czy z wydatkami na usługi doradcze jest tak samo? Niekoniecznie. Dobre przygotowanie do pracy z konsultantem pomaga osiągnąć dobre rezultaty i wymierne efekty, warte wydanych pieniędzy. Co zatem powinien zrobić zarząd lub osoby odpowiedzialne za współpracę z konsultantami? Przede wszystkim: przygotować się. Antytezy śródtytułów w niniejszym artykule to niestety często spotykane grzechy, można je potraktować jako listę służącą wstępnemu przetestowaniu naszej gotowości do zatrudnienia konsultanta.

Dokładnie wiem, czego oczekuję

Od konsultantów z definicji wymaga się doskonałego przygotowania. Jednak zleceniodawca również ma do odrobienia pracę domową. Warto usiąść z czystą kartką papieru i zastanowić się przez chwilę, co powinno być rezultatem prac.

Na przykład: "Od konsultanta oczekuję opracowania nowego systemu motywacyjnego dla naszych sprzedawców w całym kraju. Ma on zmotywować ich do sprzedaży szerszej gamy usług". "Niezbędny jest przegląd całego portfela naszych produktów, określenie metod liczenia rentowności każdego z nich i na tej podstawie sporządzania budżetów marketingowych". "Jestem odpowiedzialny za redukcję kosztów dystrybucji w naszej firmie. Za 2 miesiące oczekuję zatem od konsultantów gotowej koncepcji, a za pół roku - pierwszych rezultatów. W wyniku projektu doradczego do końca roku nasze łączne koszty dystrybucji powinny zostać ograniczone o 15% w stosunku do poziomu obecnego". Im bardziej konkretnie, tym lepiej. Kiedy zaprosimy konsultanta, łatwiej będzie rozmawiać i to my dokładnie wyznaczymy zakres projektu.

Cały zarząd zgadza się ze mną

Zanim zaprosimy już konsultanta, warto zadbać o przetestowanie koncepcji z resztą zarządu (ustalmy, że to członek zarządu szykuje się do zatrudnienia konsultanta). Czy rozumujemy podobnie? Czy wszyscy oczekujemy takich samych rezultatów? Niech inni spojrzą na moją kartkę i wypowiedzą się. A może sami na swoich kartkach napiszą swoje oczekiwania? ĺwiczenie trwa 3 minuty, a pozwala uniknąć później niedomówień. Nawet jeśli w zarządzie zdania są podzielone, to przynajmniej wszyscy są poinformowani. Niestety, wcale nie należą do rzadkości sytuacje, gdy nawet w ramach zarządu szwankuje komunikacja.

Mam dobrego kierownika projektu

Już na tym etapie warto wiedzieć, kto w organizacji zostanie kierownikiem projektu. Zazwyczaj członek zarządu oddeleguje inną osobę. Najlepsze osoby są zazwyczaj najbardziej zajęte. To częsta sytuacja, ale tę trudność należy przeskoczyć. Oddelegowanie kogoś do prowadzenia projektu z konsultantem, "bo ma akurat czas", jak najgorzej wróży projektowi. Przeważnie bowiem czasem dysponują osoby słabsze (merytorycznie) albo - co równie niepożądane - będące zbyt nisko w hierarchii. Dobry kierownik projektu to osoba mogąca podejmować większość decyzji w danym obszarze. Należy takiej osobie zapewnić bezpośredni, ułatwiony dostęp do zarządu, tak aby kwestie decyzyjne nie przeciągały projektu.

Zapytanie ofertowe dobrze oddaje nasze potrzeby

Napisanie dobrego zapytania ofertowego to duża część sukcesu. Warto pamiętać o podstawowych regułach.

Po pierwsze: pamiętamy o pewnych standardowych elementach.

  • Informacja o (naszej) firmie. Krótko, czasem wystarczy odesłać po szczegóły do strony WWW lub innych ogólnych dokumentów.
  • Opis zadania. Najważniejsza część. Powody, dla których firma decyduje się na projekt. Konieczne jest opisanie celu, jaki chcemy osiągnąć, oczekiwanego zakresu prac.
  • Terminy. Dotyczy zarówno złożenia oferty, jak i wykonania całego projektu.
  • Sposób i miejsce składania ofert. Pocztą, elektronicznie, na jaki adres? W zamkniętych kopertach? Ile egzemplarzy?

  • Wymagania informacyjne dotyczące oferenta.
  • Kryteria wyboru firmy. To dobry zwyczaj, zwiększa przejrzystość postępowania.
Po drugie: piszemy krótko i treściwie. Nie ma potrzeby opisywania całej historii przedsiębiorstwa ani wchodzenia w zbytnie szczegóły, o których przyjdzie czas porozmawiać później.

Po trzecie: zrozumiale dla osób z zewnątrz. Trzeba uważać na specyficzny slang, który wcale nie musi być zrozumiały dla osób spoza firmy. Często stosujemy też skróty, do których jesteśmy przyzwyczajeni - tak bardzo, że zapominamy o zamieszczeniu wyjaśnień.

Po czwarte: podajemy również kontakt do osoby mogącej odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości natury merytorycznej. W bardziej zawansowanych przetargach podaje się też kontakt do osoby rozstrzygającej wątpliwości proceduralne.

Po piąte: jasno zaznaczamy termin składania ofert. Wydaje się, że 2 tygodnie to minimum czasu potrzebnego do przygotowania nawet najprostszej oferty. Bardziej skomplikowane zapytania powinny dawać odpowiednio dużo czasu. Zbyt krótki termin spowoduje, że otrzymamy oferty niedopracowane. Poważne firmy doradcze, nie chcąc ryzykować reputacji, same zrezygnują ze składania oferty, jeśli czasu będzie za mało.

Po szóste: można zasugerować konstrukcję oferty. Podanie oczekiwanego, wzorcowego spisu treści spowoduje, że wszystkie otrzymane przez nas oferty będą łatwiej porównywalne, a to olbrzymia zaleta. Porównywanie jabłek z gruszkami (czyli ofert kompletnie do siebie nieprzystających) to zmora osoby decydującej o wyborze konsultanta.

Prolog

Przed zasadniczym projektem realizacja małego zadania w praktyce pokaże, jak pracuje konsultant. Zdecydowana większość projektów umożliwia wykrojenie prologu na początek. Jeżeli zatem firma konsultingowa ma wdrożyć nowy system wynagradzania w spółce, może zacznie od jednego działu.

Prolog nie ma na celu odrzucenia firmy (choć w skrajnych przypadkach i tak się może zdarzyć). Bardziej chodzi o zwrócenie uwagi na ewentualne niedoskonałości i ich eliminację na wczesnym etapie. Jeśli tylko coś jest nie tak, to możemy od razu pewne rzeczy poprawić - zarówno po stronie zleceniodawcy, jak i konsultanta.


Zobacz również