Wirtualne biuro

Profesjonalna siedziba firmy bez wychodzenia z domu. Adres w centrum miasta, wirtualny sekretariat i obsługa poczty.

Kwestia rejestracji i wyboru siedziby firmy to jedna z najtrudniejszych przeszkód do pokonania dla ludzi chcących założyć własny biznes. Wynajem biura, zwłaszcza w centrum miasta, często przekracza możliwości finansowe mikroprzedsiębiorcy. Z kolei umieszczenie lokalu firmy w mieszkaniu bywa czasem niemożliwe, utrudnia odgraniczenie życia prywatnego od biznesowego, a z pewnością nie wygląda zbyt profesjonalnie i nie dodaje firmie wiarygodności. Ponadto, nie każdy musi znać się na rachunkach i księgowości, a zwykle początkujący biznesmen nie może pozwolić sobie na zatrudnienie dodatkowej osoby zajmującej się rachunkami. Na szczęście jest jeszcze outsourcing, czyli zlecanie pewnych zadań - wykonywanych tradycyjnie przez pracowników - zewnętrznej firmie niezwiązanej bezpośrednio z naszą, jednak wyspecjalizowanej w określonej dziedzinie.

Co to jest wirtualne biuro

Wirtualne biuro jest jedną z lepszych odpowiedzi na potrzeby twórców małych firm. Ułatwia założenie działalności, a także zapewnia większy prestiż przedsiębiorcy (z uwagi na atrakcyjny adres, bardzo często w biznesowym sercu miasta) i dostarczenie mu kompleksowego wsparcia. Klient e-biura z własnego mieszkania, przez internet i telefonicznie, może zarządzać profesjonalnie prezentującym się biznesem.

- Mówiąc w skrócie, jest to usługa wynajmu adresu dla siedziby firmy - mówi Rafał Kucharski, TeleSystem (www.wirtualne-biuro.pl). - Dodatkowo oferujemy naszym klientom wszelką pomoc związaną z rejestracją firmy oraz w dalszym jej funkcjonowaniu. Przede wszystkim chodzi tu o obsługę korespondencji przychodzącej (pocztowej oraz kurierskiej) i jej dystrybucję zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z klientem. Dajemy także do dyspozycji fax, salki, które można wykorzystywać jako miejsce do spotkań biznesowych, szkoleń, czy też coraz bardziej popularne usługi coworkingu - miejsca do pracy wraz z zapewnionym dostępem do internetu, drukarki, ksera oraz wszelkich pomocy biurowych.

Stanowiska do coworkingu w biurze Gold Place

Stanowiska do coworkingu w biurze Gold Place

Zależnie od ceny różni się lokalizacja e-biura, a także arsenał dodatkowych opcji. Wiele osób poszukuje jedynie adresu dla siedziby firmy, który potrzebny jest podczas rejestracji działalności gospodarczej, a także innych wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego (np. spółek, fundacji, stowarzyszeń). Taka usługa wraz z podstawowymi dodatkami (np. przekazywanie korespondencji) kosztuje około 100 zł miesięcznie, jednak cena ta może być niższa lub wyższa dla poszczególnych miast i ich dzielnic. Najdroższe są oczywiście biura w centrum Warszawy, ale zwykle mają przy tym najwyższe standardy i wiele możliwości.

E-biuro: przegląd możliwości

Najczęściej spotykane usługi zapewniane w wirtualnym biurze to: adres do rejestracji firmy, obsługa połączeń telefonicznych (w tym odrębny numer telefonu/faksu), dostęp do miejsca pracy, odbiór poczty i paczek, wsparcie prawne oraz prowadzenie księgowości. Przeglądając oferty wirtualnych biur w Polsce, natknęliśmy się na dużą różnorodność w proponowanych ułatwieniach. Niezwykle kompleksowe usługi zapewnia choćby BOSSG (www.bossg.eu), dołączając do standardowych funkcji bardziej innowacyjne pomysły, takie jak pomoc w zdobywaniu dofinansowania (z programów unijnych bądź krajowych), obsługa marketingowa, skanowanie korespondencji i przesyłanie skanów w pliku PDF na ustalony adres e-mail.

Adres dla firmy. Już przy rejestracji przedsiębiorstwa potrzebne są informacje na temat siedziby. Wirtualne biuro pozwala stworzyć prestiżowy wizerunek firmy, bez konieczności wynajmu całego lokalu. E-biura są najczęściej lokowane w centrum miasta, zwykle w dużych biurowcach i punktach dobrze rozpoznawalnych dla klientów.

Spośród wielu wirtualnych biur Gold Place wyróżnia lokalizacja w prestiżowym biurowcu kl. A – Atrium Centrum. W tym samym miejscu siedziby mają takie firmy, jak UPC Polska, Emmerson czy Nordea

Spośród wielu wirtualnych biur Gold Place wyróżnia lokalizacja w prestiżowym biurowcu kl. A – Atrium Centrum. W tym samym miejscu siedziby mają takie firmy, jak UPC Polska, Emmerson czy Nordea

Obsługa połączeń. Niemal wszystkie oferty zawierają też usługi "wirtualnej sekretarki". Będzie ona profesjonalnie podejmować rozmowy przychodzące - zawsze lub tylko wtedy, gdy nie jesteś w stanie odebrać telefonu. Sprawi to wrażenie większej i bardziej solidnej firmy. Wszystkie rozmowy zostaną nagrane i zapisane w twoim profilu. Można też skorzystać z usługi przekierowania rozmowy na numer twojej komórki, a także odbierania i wysyłania faksów.

Odbiór listów i paczek. Zarządzanie korespondencją to liczne ułatwienia związane z wysyłką i odbiorem przesyłek. Zależnie od wybranej firmy, skorzystać można z przyjmowania i podziału korespondencji wg wcześniejszych ustaleń, skanowania i wydruku korespondencji, kopertowania czy monitoringu dostarczenia.

Coworking. Pod tym szerokim pojęciem rozumiemy możliwość korzystania z przestrzeni biurowej, którą dysponuje e-biuro. Może to być przydatne, kiedy potrzebujesz miejsca do spokojnej pracy lub gdy umówisz się na spotkanie z ważnym kontrahentem. Usługa łączy się z dostępem do internetu, a nawet cateringiem (choć ta druga możliwość nie jest zbyt często spotykana).

Wynajem sprzętu biurowego. Część firm umożliwia swoim klientom wynajęcie urządzeń biurowych (drukarka, skaner, ksero itd.), a także kompletnych stanowisk pracy - wyposażonych w biurko, komputer i odpowiednie przybory.


Zobacz również