Zarządzanie drukiem

Obieg informacji ma bardzo duży wpływ na efektywność działania przedsiębiorstwa. Opiera się na dwóch rodzajach dokumentów: papierowych i elektronicznych. Druk i skanowanie pozwalają zamieniać jedne w drugie. Dzięki nim pracownicy otrzymują do rąk narzędzia, które ułatwiają pracę i oszczędzają czas.

Szczególnie cenna jest możliwość szybkiego przeszukiwania wielkiej liczby dokumentów i znajdowania w nich potrzebnych informacji - daje ją elektroniczny format dokumentów. I chociaż dokumenty drukowane wciąż ilościowo dominują nad elektronicznymi, to polskie firmy zaczynają doceniać nowoczesne rozwiązania. Z badania przeprowadzonego przez firmę doradczą KPMG wynika, że aż 62% przedsiębiorców stosuje elektroniczny system obiegu dokumentów. Ale nie obejmuje on wszystkich rodzajów pism. Tylko w co piątej firmie większość dokumentów ma formę elektroniczną, a tylko w 7% przedsiębiorstw digitalizuje się materiały biurowe. Połowa firm, które nie używają tego systemu, deklaruje wprowadzenie go w najbliższych latach. Sprzyja temu przeprowadzana co pewien czas modernizacja sprzętu drukującego. Przy okazji stare modele nabiurkowe można stopniowo zastępować urządzeniami wielofunkcyjnymi, wyposażonymi w skanery.

Postać tekstowa

Wiele firm (np. banki, kancelarie prawne, urzędy, jednostki służby zdrowia czy firmy transportowe), w których używa się dużej ilości dokumentów, szuka skutecznego łatwego sposobu ich przesyłania i usprawnienia obiegu. To staje się prostsze po przekształceniu ich z wersji papierowej, w jakiej najczęściej docierają do firmy lub są przechowywane, na postać elektroniczną. Urządzeniem, które to zrobi, jest skaner albo skanująca część urządzenia wielofunkcyjnego. Zamiana dokumentu drukowanego na plik cyfrowy to jednak dopiero początek jego biurowej drogi.

Następnym etapem jest zamiana zeskanowanego obrazka na plik tekstowy - dopiero w tej postaci można go przeszukiwać. Warto zwrócić uwagę na format PDF. Pliki tego typu zarówno mogą zawierać tekst w postaci kodów poszczególnych liter, który nadaje się do przeszukiwania, jak i stanowić "opakowanie" obrazka. Aby z obrazu otrzymać wyszukiwalny dokument, trzeba dokonać rozpoznania tekstu. Zajmują się tym programy OCR. Najprostsze aplikacje zwykle dołączane są do urządzeń bezpłatnie, za bardziej zawansowane rozwiązania trzeba osobno zapłacić. Tanie skanery i urządzenia wielofunkcyjne, które mają opcję "zapisz w PDF-ie", zwykle zapisują tylko sam obrazek. Ich procesory są za słabe, żeby zamienić go na tekst. To zadanie trzeba powierzyć komputerowi albo bardziej wydajnemu i droższemu kombajnowi departamentowemu.

Program do rozpoznawania tekstu może nie tylko zidentyfikować słowa (pomaga sobie słownikiem danego języka) i całe zdania, ale także bardziej skomplikowane cechy formatowania. W takim wypadku dokument nadaje się wprost do wykorzystania w Wordzie czy Excelu. Taka konwersja pozwala potem na automatyzację wyszukiwania potrzebnych informacji. W wypadku większej ilości dokumentów zaczyna liczyć się tempo tego procesu. Skaner powinien być wyposażony w mechanizm do automatycznego podawania dokumentów, a w wypadku ich zadrukowania z obu stron także dupleks, mogący kartkę automatycznie obrócić i ponownie zeskanować. Znajdujące się na rynku zestawy potrafią przetworzyć jedną stronę na postać wyszukiwalną w ciągu pięciu sekund. Ważne też, żeby programy do rozpoznawania tekstu poprawnie rozpoznawały tabele i inne bardziej skomplikowane formy dokumentów. Tutaj mogą pomóc szablony, informujące program, w którym miejscu na stronie i czego powinien się spodziewać.

wydajna drukarka korytarzowa

wydajna drukarka korytarzowa

Na odpowiednie biurko

Oprócz digitalizacji samego dokumentu ważne jest jego dostarczenie w odpowiednie miejsce. Chodzi o aplikacje pozwalające na wygodne przesyłanie zeskanowanych materiałów bezpośrednio do miejsc przeznaczenia, np. na adres e-mailowy lub do katalogów zdefiniowanych w Active Directory. Cała operacja powinna wymagać tylko kilku kliknięć, bez ręcznego wprowadzania danych. Pisanie na klawiaturze jest zawsze potencjalnym źródłem pomyłek. Należy trzymać się zasady, że dane informacje wprowadza się tylko raz, a potem jedynie przetwarza czy kopiuje. Dlatego powinny być w obecne pamięci urządzenia w czasie wysyłania pliku. Taka aplikacja powinna także gwarantować bezpieczeństwo rozsyłania danych. Chodzi na przykład o zablokowanie możliwości wysyłania przez pracowników skanów poza sieć firmową.

Warto mieć aplikację umożliwiającą transfer dokumentów z jednego urządzenia do drugiego. Dzięki temu dokumenty kolorowe mogą zostać zeskanowane w urządzeniu wielofunkcyjnym monochromatycznym wyposażonym w kolorowy skaner i następnie wydrukowane na kolorowej drukarce. Pozwala to na lepsze wykorzystanie infrastruktury bez inwestowania w dodatkowy sprzęt.

druk grafiki

druk grafiki

Dostęp i uprawnienia

Planowanie kosztów druku jest z reguły skazane na niepowodzenie. Można wyliczać rodzaje dokumentów i częstotliwość ich drukowania, ale są to ilości zwykle przekraczane. Jednym ze sposobów zapanowania nad tą hydrą jest wprowadzenie systemu do zarządzania drukiem. Już sam fakt istnienia takiego mechanizmu w biurze ogranicza apetyty na pozasłużbowe wykorzystywanie urządzeń drukujących. Możliwa staje się autoryzacja wszystkich osób korzystających z urządzeń drukujących. Dzięki temu spadają wydatki na druk i zwiększa się bezpieczeństwo obiegu informacji w firmie. Systemy pozwalające na kontrolę dokumentów i monitorowanie pracy wszystkich urządzeń są już standardem w wielu instytucjach. Zwykle każdy pracownik jest wyposażony w element identyfikujący. Może to być karta zbliżeniowa lub kod PIN. Korzystanie z urządzenia musi być poprzedzone identyfikacją. Dzięki temu można precyzyjnie określić liczbę kopii wykonanych przez każdy z działów i każdego z użytkowników.

Kontrolowane bezpieczeństwo dokumentów

Oprócz kosztów ważnym aspektem jest także bezpieczeństwo. Programy zarządzające drukiem pozwalają na bezpieczną pracę w sieci i pełny wgląd w to, co się dzieje z dokumentami papierowymi oraz elektronicznymi. Wiadomo, co pracownicy drukują i skanują. Odpowiednie aplikacje zainstalowane w urządzeniach wielofunkcyjnych pozwalają np. na zablokowanie możliwości wysyłania zeskanowanych dokumentów poza firmę. Nowoczesne aplikacje do monitorowania kosztów i śledzenia liczby wydruków nawet w firmach dużej wielkości zapewnią pełną kontrolę nad produkcją dokumentów. Pozwalają nie tylko na bezpieczną pracę w sieci i identyfikację wszystkich użytkowników, ale również na określenie zakresu ich uprawnień. Można na przykład ograniczyć liczbę uprawnionych do wykonywania prac w kolorze czy ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Możliwe jest także wprowadzenie obligatoryjnego dla wszystkich, czarno-białego wydruku dwustronnego.

Drukowanie dla upoważnionych

W firmach często pozostawia się wydrukowane dokumentów na odbiorniku urządzenia. W efekcie materiały poufne lub o strategicznym znaczeniu dla firmy stają się łatwo dostępne dla każdego. W niektórych instytucjach zatrudnia się specjalną osobę, która ma takie porzucone materiały wkładać do niszczarki. Jednym z lekarstw na tę plagę jest tryb podążający. Pozwala na drukowanie dokumentów i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w firmie urządzenia, ale dopiero wtedy, kiedy pracownik zamelduje się w pobliżu drukarki. Weryfikacja jej tożsamości odbywa się przez wpisanie kodu PIN bądź użycie karty magnetycznej. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają dostępu do cudzych plików.

Aplikacje do zarządzania drukiem oraz identyfikacji osób pracujących w sieci przez karty zbliżeniowe oraz kody PIN szybko zdobywają rynek. W których bezpieczeństwo musi być na wysokim poziomie. Dla niektórych z nich bezpieczeństwo dokumentów jest nawet ważniejsze niż oszczędzanie kosztów.

Tajemnice pod kontrolą

Systemy zarządzania drukiem pozwalają także na poprawę bezpieczeństwa. Chodzi nie tylko o druk, ale i zarządzanie uprawnieniami dostępu do skanowania, co zabezpiecza dokumenty zawierające poufne dane przed wydostaniem się poza granice firmy. Muszą one stosować coraz bardziej zaawansowane i wyrafinowane systemy zabezpieczeń wrażliwych danych przed ich wyciekiem lub dostępem do nich osób nieuprawnionych. Szczególną ochroną powinny być objęte pliki cyfrowe, bardzo łatwe do wyniesienia lub przekopiowania poza zasięg kontroli. Jednak nadal niewiele firm wdraża systemy do zarządzania drukiem, które chronią dokumenty. Zresztą korzyść jest z tego niewielka, jeśli kopie istotnych dokumentów dla firmy leżą sobie pozostawione bez opieki na odbiorniku urządzenia i mogą dostać się w ręce na przykład osoby spoza firmy, oczekującej w korytarzu na spotkanie.

druk tylko dla uprawnionego

druk tylko dla uprawnionego

Bezpieczeństwo przede wszystkim

W najlepszym wypadku uczciwy znalazca, zorientowawszy się, że ma do czynienia z poufnymi danymi, odda wydruk pracownikowi firmy. W najgorszym - zapragnie je wykorzystać. Jak zatem chronić wydruki, a przy okazji firmowy budżet? Wszystko jest kwestią wyboru odpowiednich rozwiązań pozwalających na zarządzanie obiegiem dokumentów.

Poza pozostawieniem bezpańskich wydruków inną dziurą w systemie bezpieczeństwa i oszczędności kosztów może być drukowanie dużych ilości dokumentów prywatnych. Firmy mogą jednak w prosty sposób zminimalizować ten problem. Na rynku jest wiele rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo drukowania, gwarantujących jego poufność i ekonomię. Dysponują nimi zarówno producenci sprzętu, jak i wyspecjalizowane firmy.

Przykładem może służyć Konica Minolta. Firma ta dostarcza oprogramowanie PageScope Enterprise Suite. Ma ono budowę modułową, która ułatwia dostosowane programu do potrzeb różnych użytkowników. Jego menedżer do zarządzania drukiem ma funkcję Follow me, która pozwala wydrukować dokument jego właścicielowi lub uprawnionej osobie na dowolnym urządzeniu. Drukowanie zaczyna się jednak dopiero po stwierdzeniu obecności odbiorcy właśnie przy tym urządzeniu. Musi on się zalogować i autoryzować, wpisując kod lub zbliżając kartę. To rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje problem produkcji niepotrzebnych dokumentów, o których odbiorze pracownik zapomina.

Efektywne zarządzanie drukiem

Zwykle takie oprogramowanie ma też inne moduły pozwalające na monitorowanie wszystkich urządzeń, ich stanu oraz dostępności, zwiększenie wydajności drukarek i zmniejszenie obciążenia. Pozwala także administratorom IT na nadawanie praw konkretnym użytkownikom. Oprogramowanie gromadzi dane dotyczące odczytów liczników, ułatwiając kontrolę kosztów i ostrzegając przed wyczerpaniem się materiałów eksploatacyjnych. Ważnym funkcją jest też możliwość konfiguracji paneli i książek adresowych dla poszczególnych użytkowników. Ułatwia im to korzystanie z urządzeń w sieci. Istotne jest również centralne zarządzanie uprawnieniami dostępu do skanowania. W ten sposób zapobiega się możliwości anonimowego wydostawania się dokumentów, w tym zawierających ważne dane, poza granice firmy.

Firmy także powinny pomyśleć o odpowiedniej ochronie dokumentów zawierających wrażliwe dane, które trafiają do firmy z zewnątrz. Jednym ze sposobów jest wprowadzenie urządzeń ze zintegrowanym oprogramowaniem OCR. Poza oczywistą korzyścią, jaką jest przetworzenie skanu na plik DOC, XLS lub PDF, można także ograniczyć lub wyeliminować oprogramowanie do przetwarzania skanów, instalowane na komputerach użytkowników.

Novell zarządzanie drukiem

Novell zarządzanie drukiem

Drukowanie sterowane

Jedną z ważniejszych cech systemów zarządzania drukiem jest możliwość określenia zakresu uprawnień pracowników. Pozwala to na przykład ograniczyć liczbę uprawnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Możliwe jest także wprowadzenie, jako standardu, czarno-białego wydruku dwustronnego.

Nowoczesne oprogramowanie automatycznie rozpoznaje specyfikę poszczególnych prac i kieruje je do druku na właściwych urządzeniach, np. materiały o dużej objętości drukowane są na innym sprzęcie niż standardowe. Z kolei, ze względów bezpieczeństwa, dokumenty o dużej wrażliwości, pochodzące z działów strategicznych firmy, mogą być kierowane do urządzeń umieszczonych w pomieszczeniach niedostępnych dla osób postronnych. O trybie podążającym, który także zwiększa bezpieczeństwo, była już mowa.

Dla każdego coś odpowiedniego

Rodzaj i typ kupowanej drukarki należy dostosować do zadań. W małych firmach wydawanie pieniędzy na wyrafinowane urządzenia raczej nie ma sensu. W dużych przedsiębiorstwach lepiej od razu kupić sprzęt lepszy i droższy, dzięki któremu łatwo zoptymalizować druk i koszty w firmie.

Małe firmy kupują głównie małe drukarki monochromatyczne o niewielkich możliwościach technicznych. Wiąże się to przede wszystkim z ich niską ceną oraz małą liczbą drukowanych i kopiowanych dokumentów. Przeważnie są to zwykłe dokumenty w formacie DOC, bez zdjęć. Kupowanie drogiego, kolorowego urządzenia wielofunkcyjnego nie ma ekonomicznego uzasadnienia. Podobnie jest z niektórymi działami dużych firm. W księgowości druk kolorowy na pewno nie jest potrzebny. Także w magazynie, gdzie drukowane są tylko faktury lub potwierdzenia wydania towaru, urządzenia kolorowe nie mają racji bytu. Wystarczy prosta drukarka czarno-biała.

W dużych biurach może się przydać większe urządzenie wielofunkcyjne wyposażone w dodatkowe funkcje, np. do wysyłania i odbierania faksów bezpośrednio z komputera, bez użycia papieru, czy skanowanie i przetwarzanie dokumentów na pliki tekstowe. Jedna taka maszyna może zastąpić wiele urządzeń biurowych i jest dużo tańsza w eksploatacji. Także szybkość pracy i jakość są dużo lepsza. Nowoczesne urządzenia mogą być zintegrowane z całym systemem informatycznym przedsiębiorstwa. Dzięki nim można łatwo zoptymalizować druk w firmie, wprowadzić monitoring pracy wszystkich urządzeń oraz system autoryzacji użytkowników.

W agencjach reklamowych, działach marketingu lub studiach graficznych, bez względu na ich wielkość, wymagana jest najwyższa jakość druku. Nie warto więc oszczędzać, lepiej od razu kupić dobre urządzenie wielofunkcyjne do druku kolorowego. Warto jednak pamiętać, że druk strony czarno-białej zawsze jest kilkakrotnie tańszy niż kolorowej.

Wyposażenie całej firmy nie musi być ujednolicone, chociaż wszystkie urządzenia powinny dać się zarządzać przez ten sam system. To jest nawet łatwiejsze na poziomie całych systemów aniżeli pojedynczych drukarek, które mają bardzo indywidualne sterowniki. Na wyższym poziomie zarządzania producenci często korzystają z otwartego API, które m.in. ułatwia integrację zarządzania urządzeniami przez strony WWW.

Wyposażenie biurowe powinno być dostosowane do rodzaju pracy. Okienko na poczcie czy w urzędzie musi być inaczej zaopatrzone niż przysłowiowa komórka na zapleczu. Trudno sobie wyobrazić, żeby osoba z okienka wychodziła do innego pomieszczenia wydrukować lub zeskanować dokument, wracała i pozostawiała przez ten czas klienta bez opieki. W takim wypadku niezbyt wydajne urządzenie musi być stale pod ręką, mimo że koszty jego używania wypadają nie najlepiej.

Zamiast kupować każdemu z pracowników osobną tanią drukarkę nabiurkową o niewielkich możliwościach, czasem warto zdecydować się na zakup jednego urządzenia dla kilkunastu osób. Zdecydowanie obniża to koszty w firmie. Jednak nie można przesadzać. Czas zyskany dzięki wydajności urządzenia może być stracony na dojście do niego.

Tanio czyli drogo

Kupowanie taniego sprzętu do druku bywa nieopłacalne. Kiedy jest nadmierne eksploatowany, szybko zaczyna się psuć, a jakość druku staje się coraz gorsza. Tanie urządzenia mają też mniejszą wydajność i wymagają częstej wymiany materiałów eksploatacyjnych. To powiększa koszty użytkowania.

Badania opinii użytkownikom dowodzą, że najwięcej kłopotu sprawia za mała pojemność podajników papieru. Małe drukarki mają podajniki na 100-150 arkuszy, bez możliwości zainstalowania dodatkowych kaset. Kiedy niespodziewanie kończy się papier, druk zostaje wstrzymany. Typowe urządzenia biurowe mają większe podajniki i możliwość rozbudowy o kolejne kasety. Drugiego powodu do narzekań dostarcza toner. W małych urządzeniach wystarcza on na niewiele wydruków. Kiedy z jednej drukarki korzysta kilka osób, toner kończy się niespodziewanie, gdyż nikt nie kontroluje jego stanu. Tanie drukarki i urządzenia wielofunkcyjne nie mogą być podłączone do systemu monitoringu. To powoduje denerwujące przerwy i zwiększa koszty. Urządzenia wielofunkcyjne dla firm przystosowane są do dużego obciążenia i mają możliwość monitorowania. Kiedy kończy się toner, technik serwisu lub administrator systemu jest automatycznie o tym informowany i może szybko uzupełnić zapas.

Superdruk

Jednym z pomysłów, które realizuje się w dużych firmach w celu obniżenia kosztów są centralne punkty druku. Instaluje się tam urządzenia poligraficzne o bardzo dużej wydajności. Oprócz tego, że drukują bardzo szybko i taniej w przeliczeniu na jedną stronę, zapewniają też lepszą jakość oraz większe możliwości wykańczania dokumentów. Urządzenie wyposażone w tzw. finiszer potrafi wykonać czynności introligatorskie: zszyć kartki w jedną całość, zaopatrzyć je w okładki itd., itp.

Jak się okazuje, wybór właściwego urządzenia, idealnie dopasowanego do potrzeb firmy, nie jest łatwy. Na pewno nie powinien być efektem przypadkowego działania. Nieprzemyślane decyzje i kupno taniej drukarki niejednokrotnie mszczą się na przedsiębiorcy w postaci wysokich, ukrytych kosztów eksploatacji, które trzeba ponosić latami. Warto więc zastanowić się nad nowoczesnymi rozwiązaniami, które w dłuższej perspektywie spowodują nie tylko na usprawnienie pracy, ale i optymalizację wydatków.


Zobacz również